Prüfungsämter

Der Vorschlag durch die Prüfungsämter an Universitäten und Fachhochschulen bzw. Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Deutschland ist ein wichtiger Zugangsweg in die Förderung der Studienstiftung. Jährlich schreiben wir im Mai die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Prüfungsämtern der Hochschulen an und bitten sie, leistungsstarke Studierende zu benennen, die sich durch hervorragende Studienleistungen in ihrem jeweiligen Fach auszeichnen.

Wer darf vorschlagen?

Vorschlagsberechtigt sind die Prüfungsämter aller wissenschaftlichen Studiengänge an staatlichen bzw. staatlich anerkannten Universitäten und Fachhochschulen bzw. Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Deutschland. Die Landesprüfungsämter für Medizin werden separat angeschrieben und zu Vorschlägen aufgefordert. Für künstlerische bzw. gestalterische Studiengänge gibt es ein gesondertes Vorschlagsprozedere und Auswahlverfahren.

Welche Voraussetzungen gelten für einen Vorschlag?

Zu beachten sind die formalen Voraussetzungen der Studienstiftung für Bewerberinnen und Bewerber. Darüber hinaus gelten für Vorschläge durch Prüfungsämter folgende Voraussetzungen und Hinweise:

  • Die Studierenden müssen sich im Sommersemester des Vorschlagsjahres im 3. oder 4. Fachsemester (Bachelor, Staatsexamen, Diplom) befinden und auch im langfristigen Vergleich zur Spitzengruppe gehören (top 2%). Pro angefangene 50 Studierende eines Studiengangs kann maximal eine Person vorgeschlagen werden. Ein Beispiel: Wenn das 4. Fachsemester des Studiengangs „Maschinenbau“ an einer Hochschule zum Vorschlagszeitpunkt 120 Studierende umfasst, könnte das zuständige Prüfungsamt 3 Personen aus diesem Semester für die Förderung durch die Studienstiftung vorschlagen.
  • Die erbrachten Studienleistungen (ECTS-Punkte) sollten im erwartbaren Bereich liegen (möglichst 30 ECTS-Punkte pro Semester, insgesamt mindestens 40 ECTS-Punkte zu Beginn des 3. Fachsemesters bzw. mindestens 60 ECTS-Punkte zu Beginn des 4. Fachsemesters). Die Noten aus dem aktuellen Sommersemester müssen für die Nominierung nicht berücksichtigt werden.
  • Wir sind damit einverstanden, dass Prüfungsämter rein schematisch nach Notenliste vorschlagen; im Zuge des Bewerbungsverfahrens werden wir die vorgeschlagenen Studierenden um ein ergänzendes Gutachten von einer Person aus der Hochschullehre bitten.
  • Vorschläge im Masterstudium sind nur per Einzelvorschlag durch eine Hochschullehrerin oder einen Hochschullehrer möglich.

Vom Vorschlag zur Bewerbung

Den folgenden Weg geht ein Vorschlag über die Bewerbung bis hin zur Einladung zum Auswahlseminar:

  • Nachdem ein Vorschlag eingegangen ist, prüfen wir, ob alle formalen Voraussetzungen erfüllt sind und ob der Nominierungsbogen alle erforderlichen Informationen enthält. Bei Rückfragen oder fehlenden Informationen kontaktieren wir das vorschlagende Prüfungsamt.
  • Nach Prüfung des Vorschlags nehmen wir Kontakt zu der vorgeschlagenen Person auf und bitten um Einreichung der Bewerbungsunterlagen. Dazu gehören ein Bewerbungsformular (das die Vorgeschlagenen von uns erhalten), ein tabellarischer sowie ein ausformulierter Lebenslauf, Zeugnisse, Leistungsnachweise, die Stellungnahme einer Person aus der Hochschullehre und ggf. weitere Unterlagen.
  • Nach Einreichung und erfolgter Prüfung der vollständigen Bewerbungsunterlagen erhalten die Vorgeschlagenen eine Einladung zu einem Auswahlseminar.

Zu beachten ist: Ein Vorschlag durch das Prüfungsamt einer Hochschule hat eine Gültigkeit von einem Jahr; die vorgeschlagene Person muss also innerhalb eines Jahres nach Eingang des Vorschlages die vollständigen Bewerbungsunterlagen an die Geschäftsstelle der Studienstiftung verschickt haben. Ist dies nicht der Fall, verfällt der Vorschlag.

Mit der Nominierung von Studierenden werden personenbezogene Daten an die Studienstiftung übermittelt. Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Prüfungsämtern sollten daher zunächst abklären, ob die Personen, die für eine Förderung durch die Studienstiftung vorgeschlagen werden sollen, mit dem Vorschlag und der damit zusammenhängenden Übermittlung der Daten an die Studienstiftung einverstanden sind.  Zu diesem Zweck haben wir ein Informationsschreiben vorbereitet, dass die Prüfungsämter den vorgeschlagenen Studierenden aushändigen können.

Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung der personenbezogenen Daten der Studierenden ist §25 Abs. 2 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Die an uns übermittelten Daten werden allein für die Zwecke der Prüfung zur Zulassung zum Bewerbungsverfahren und zu dessen Durchführung verwendet. Unser berechtigtes Interesse ist hierbei die wissenschaftliche, ideelle und finanzielle Förderung von Studierenden.

Es ist der Studienstiftung ein wichtiges Anliegen, allen hervorragenden Studierenden in Deutschland eine Chance auf ein Stipendium zu geben. Zögern Sie daher nicht, sich an uns zu wenden, wenn Sie Fragen zum Verfahren haben oder sich darüber austauschen möchten, wie Sie geeignete Studierende besser ansprechen können!

Ansprechpartnerinnen für die Prüfungsämter der Universitäten

Dr. Kerstin Bläser
Telefon: +49 (0)228 820 96-296
E-Mail:blaeser(at)studienstiftung(dot)de

Sekretariat

Diana Kottenkamp
Telefon: +49 (0)228 820 96-371
E-Mail: kottenkamp(at)studienstiftung(dot)de

Andrea Peters
Telefon: +49 (0)228 820 96-373
E-Mail: a.peters(at)studienstiftung(dot)de

Ansprechpartnerinnen für die Prüfungsämter von Fachhochschulen bzw. Hochschulen für angewandte Wissenschaften

Dr. Frank Calio
Telefon: +49 (0)228 820 96-388
E-Mail: calio(at)studienstiftung(dot)de

Sekretariat

Pauline Franz
Telefon: +49 (0)228 820 96-386
E-Mail: franz(at)studienstiftung(dot)de